Familienunternehmen, drei Produktionsstandorte
Ausgangslage
Der Familienbetrieb stand vor der Ablösung eines 15 Jahre alten ERP-Systems. Erste Workshops mit Anbietern zeigten: Jeder versprach alles, niemand konnte die spezifischen Anforderungen der Lebensmittel-Branche (Chargenrückverfolgung, MHD-Logik, Rückrufmanagement) verbindlich nachweisen. Drohte: ein zweistelliges Millionen-Projekt auf Bauchgefühl-Basis.
Lösung
Wir haben den Auswahlprozess methodisch aufgesetzt: 240 Anforderungen wurden mit Fachabteilungen erfasst und gewichtet. Acht Anbieter durchliefen ein strukturiertes Scoring mit verbindlichen Antworten auf jede Anforderung. Die Top 3 mussten ihre Antworten in einem Workshop am echten Use-Case demonstrieren.
Ergebnis
Der Auswahlprozess war in vier Monaten abgeschlossen statt der ursprünglich geschätzten zehn. Die Vergabe-Entscheidung wurde mit Aufsichtsrat-tauglicher Dokumentation begründet. Beim Go-Live ein Jahr später gab es keine bösen Überraschungen — weil die Anforderungen vorher klar waren.
Das Familienunternehmen verarbeitet Lebensmittel an drei Standorten. Das bestehende ERP war 15 Jahre alt, kaum noch wartbar, und die Hersteller-Roadmap zeigte klar in eine andere Richtung als die Bedürfnisse des Betriebs. Eine Ablösung war unausweichlich — aber niemand im Haus hatte Erfahrung mit ERP-Auswahlprozessen.
Wir haben BSS strukturiert ausgerollt:
Phase 1: Anforderungserfassung. In moderierten Workshops mit allen Fachabteilungen wurden 240 funktionale und nicht-funktionale Anforderungen aufgenommen. Jede Anforderung wurde priorisiert (must-have / should-have / nice-to-have) und mit der jeweiligen Fachabteilung abgezeichnet.
Phase 2: Anbieter-Scoring. Acht in Frage kommende Anbieter erhielten den Anforderungs-Katalog mit der Bitte, je Anforderung verbindlich zu antworten: erfüllt out-of-the-box, erfüllt mit Customizing, nicht möglich. Die Antworten wurden in einer Matrix gegen die Gewichtung gescort.
Phase 3: Use-Case-Demonstration. Die Top 3 Anbieter mussten ihre Antworten an einem realen Use-Case (Chargenrückruf über drei Produktionsschritte) live demonstrieren — vor Geschäftsführung, Produktionsleitung und Aufsichtsrat.
Nach vier Monaten war die Vergabe-Entscheidung gefallen. Die Dokumentation des Auswahlprozesses war lückenlos und Aufsichtsrat-tauglich. Beim Go-Live ein Jahr später gab es keine grundsätzlichen Funktions-Lücken — weil die kritischen Anforderungen vorher verifiziert worden waren.
„Wir hätten den falschen Anbieter genommen, wenn wir auf die Marketing-Versprechen reingefallen wären. Der strukturierte Prozess hat uns vor einer teuren Fehlentscheidung bewahrt."
— Geschäftsführerin · anonymisiert
Hinweis: Diese Story ist ein repräsentatives Praxis-Szenario, aufgebaut aus Mustern echter Projekte. Namen, Branchen und Kennzahlen wurden anonymisiert. Konkrete Referenzen nennen wir gerne im persönlichen Gespräch.
Erstgespräch
Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch klären, ob BSS oder eine andere Lösung aus der BOP zu Ihrer Situation passt.
